Ny IT løsning for SAIH

SAIH er en demokratisk styrt medlemsorganisasjon, og jobber for at alle unge mennesker skal ha tilgang til god utdanning. SAIH omsetter årlig for 60 mill. kroner. Vi samarbeider med 30 partnerorganisasjoner i 7 land i Latin Amerika, sørlige Afrika og Asia. Vi har over 20+ medarbeidere og tre frikjøpte tillitsvalgte som holder til i kontorlokaler i Oslo sentrum.

SAIH har et nettverk av frivillige aktivister organisert i 11 lokale lag over hele landet. Vi har 52 medlemsorganisasjoner som representerer universiteter og høyskoler, studentdemokratier, arbeidstakerorganisasjoner og interesseorganisasjoner innenfor høyere utdanning.

Vår eksisterende IKT avtale går ut i 2019 og vi ønsker tilbud på IT tjenester. Frist for tilbud er fredag 30. august 2019.

IT løsning i dag:

Vi har i dag en leverandør som leverer Microsoft lisenser, administrerer dokumentlagringssystemet, skaffer utstyr (kopimaskin, PC mm) og drifter lokalt nett med LAN, WLAN og brannmur. Leverandøren tilbyr rådgivning og support på alt. Vi har tilgang til bruk av løsninger i TechSoup.

Dokumenter lagres i en mappestruktur på lokal server med VPN tilgang. Vi har så vidt begynt å ta i bruk løsninger i Office 365 (Notebook og Sharepoint). Vi har igangsatt GDPR tiltak, men fortsatt gjenstår en del arbeid. Det er et ønske fra oss å og over til en skyløsning fortrinnsvis med bruk av løsninger i Office 365.

Dette er viktig for oss

God IT-sikkerhet - sikre plattformer for kommunikasjon på tvers av landegrenser. At IT-løsninger fungerer på reise – det skal være enkelt for medarbeidere å koble seg på, samt gode offline muligheter. Godt dokumentlagringssystem og oppdaterte mulighet for samhandling, eks jobbe flere i samme dokument. Mulig for lokale ledd å ha tilgang til relevante dokumenter. PC og utstyr som er godt tilpasset våre behov, eks. tilgang via mobil. God og tilgjengelig supporttjeneste. En leverandør som er oppdatert på krav knyttet til GDPR og annet relevant lovverk. En leverandør som er oppdatert og gir gode råd knyttet til oss som ideell organisasjon. Proaktive og gode råd ift. vedlikehold og oppgradering av hardware, samt bruk av systemene. Fastpris, forutsigbarhet i hva løsningen vil koste.

Dette vil vi ha i tilbudsbrevet:

Beskrivelse av leverandøren. Erfaring med organisasjoner som likner vår. Hvilken kjennskap har dere til muligheter for ideelle organisasjoner (eks Techsoup). Erfaring med IT-sikkerhet (mer under). Presentasjon av hvilke muligheter som ligger fortrinnsvis innenfor Microsoft Office 365. Dersom det presenteres et annet system enn Microsoft er det en forutsetning at løsningen har tilsvarende funksjonalitet tilpasset våre behov. Muligheter og erfaring med andre kommunikasjonsplattformer, som kan være relevante for oss, for eksempel Facebook Workplace. Beskrivelse av bruker og lisensadministrasjon. Tre referanser fra kunder som kan sammenliknes med oss. Pris på god PC som egner seg til å ta med på reise (til de fleste ansatte). Pris på «kommunikasjons-PC» som kan håndtere. ressurskrevende programmer (mellom 2 og 4 PCer). Print/kopi/skanner dimensjonert for et kontor med 25 + personer. Utstyr til møterom (mulighet til å vise fram video, presentasjoner). Vi ønsker pris på både leie og kjøp. Pris på lokal infrastruktur, inkl. nettverk, brannmur. Support: hva inkluderer support, tilgang og tidsfrister. Hva ligger eventuelt ikke i prisen. Etablering og implementering: Pris på utvikling av dokumenthåndteringssystem. Her vil vi ha beskrevet hva vi skal gjøre og hva leverandør skal gjøre. Er det noe som ikke ligger i prisen. Vedlikehold/drift og support: hvilken supportløsning er på dokumentlagringssystemet, hva koster dette (fastpris). Hva forutsetter dette at SAIH /SAIHs superbrukere gjør og hva skal leverandør gjøre. Hva ligger eventuelt ikke i prisen. Pris og omfang på kursing av ansatte og superbrukere i etableringsfasen.

Dette ønsker vi pris på:

Utstyr

Dokumenthåndtering og samhandling

Sikkerhet

Vi jobber med personer og organisasjoner i utsatte posisjoner. Derfor er IT- sikkerhet svært viktig for oss. Vi har ikke bestemt oss for om dette skal være en avtale med en egen leverandør eller om det skal være en del av denne avtalen.

For å avklare dette ønsker vi at dere presenterer hvilken erfaring dere har med å jobbe med IT-sikkerhet, herunder: Identifisere/kartlegge hvilke områder vi bør ha spesielt fokus på, beskytte/ opprettholde sikkerhet, samt hvordan oppdage og håndtere dersom vi er angrepet/hacket, opplæring av ansatte. Vi utdyper dette i møte, dersom dere ønsker å gi oss et tilbud.

Prosessen videre

Frist for tilbud er fredag 30. august 2019. Vi ønsker å gjennomføre ett møte med dere i løpet av august for å kunne utdype bestillingen og svare på eventuelle spørsmål. Vi tar sikte på en beslutning om ny leverandør innen utgangen av september. Oktober til desember vil bli brukt til planlegging og opplæring. Oppstart ny avtale fra 1. januar 2020.

Spørsmål stilles til daglig leder Milena Tevanovic; mt@saih.no eller på tlf. 95 97 44 84.